会议到底应该持续多长时间

您上次离开会议时感到精力充沛、兴奋、动力十足、头脑清醒是什么时候？确切地。这些会议很少见。

最好的情况下，好的会议也只占一半。但即便如此，在全国所有与会者中，91% 的人表示他们在做白日梦，73% 的人在做其他工作。据估计，每年有 370 亿美元的工资成本被浪费在让人们参加不必要的会议上。

好吧，那我们就抱团吧。会议出了严重的问题。我们当然可以解决或解决这个问题吗？目前，以下是关于时间、目的和内容的三个建议：每次坐下来聊天的基本组成部分。

时间

一小时的会议。您有没有想过为什么会议被安排在一小时的时间段内？我的猜测是因为这很容易，而且日历总是很容易启用一小时的时间块。但会议需要持续一小时吗？绝对不。

会议长度可以是 15 或 30 分钟，也可以是 60 分钟。标准的一小时会议（包括特别是超时的会议）的发生是由于某人 a) 做了“我们一直在做的事情”，和/或 b) 更喜欢在小组环境中处理或审查所有事情，而不是先给予批判性思考或与其他批判性的人一起审查。

从现在开始，在发送会议邀请之前请三思。这次会议是为了什么？谁真正需要参加？有多少与会者真正需要发言？需要多少讨论时间？我是否需要将一个小组召集在一起，或者先与选定的几个人进行一对一的会面，然后再将小组召集在一起会更好吗？如果/当我把所有人召集在一起时，我们实际上需要多少时间？这个主题/问题值得花那么多时间吗？在安排之前仔细考虑这些问题并做好计划！

目的

简单明了：要么考虑最终结果，要么不召开会议。问问自己：我想要的结果是什么？我希望或需要通过召开这次会议来实现什么目标？

如果您是会议主持人，您需要清楚会议的目的并在会议的顶部阐明它。它设定背景、期望，并帮助您让每个人都走上正轨。您没有义务就会议的目的达成共识。相反，您要确定目标，然后推动会议以实现目标。

在每次会议开始之前，问问自己：我需要完成什么？然后，将其变成会议开幕词，并围绕它制定议程。你的目的或期望的结果成为试金石——如果某个议程项目、讨论点甚至某个特定的人不会为完成最终游戏做出贡献，请随意从会议中省略。同样，如果您无法确定明确的目的或期望的结果，那么也许您需要重新审视召开会议的有效性。

内容

为了召开一次紧张的会议，您还应该问自己：为了达到预期的结果，必须发生什么？我们需要通知、协作、分享、处理、决定吗？哪个动词最能描述需要进行的沟通类型？

策划会议议程，使其内容反映您想要实现的目标，同时牢记最终结果。很多时候，会议议程都是围绕参与者制定的，并确保某些人有发言时间。不要担心它们，而是担心会议的有效性和时间的利用！

通过关注这三个主要组成部分，每次会议的基础都将坚如磐石。从那里，您可以开始微调任何小细节。您甚至可能会发现不同的结构适合不同的团队，这没关系！“完美会议”没有科学或公式，但建立一个基本框架并慢慢确定什么有效、什么无效可以产生巨大的影响。